laporan: winoto agniawan senoadji

Hari 1 (3 Juni 2006)
Tiba pukul 14.00 di posko Gaia, Jl. Jembatan Merah 84B Yogyakarta dari Job Site di Bojonegoro. Setelah makan siang langsung berangkat ke kamp Gaia. Setelah diterima oleh camp manager langsung mendapat tugas bergabung dalam tim Logistik.

Pekerjaan pertama yang dilakukan bersama tim adalah mengevaluasi program kerja tim, mekanisme, dan pembagian kerja tim. Dalam kegiatan ini dilakukan evaluasi terhadap apa saja yang telah dilakukan tim logistik, meliputi manajemen inventory dan manajemen distribusi, termasuk manajemen data, pelaporan/pengolahan informasi, dan kesulitan yang ditemui di lapangan.

Penyempurnaan yang disepakati adalah sebagai berikut:

1. Mekanisme manajemen inventory
2. Pembagian tim
3. Mencatat seluruh data barang masuk dan barang keluar ke dalam format database sederhana yang tersedia di kamp
4. Stock opname barang dalam gudang untuk mempercepat implementasi mekanisme manajemen inventory yang baru
   

Implementasi mekanisme manajemen inventory tersebut di atas dilakukan sampai dengan pukul 24.00. Bersama seluruh tim logistik yang ceria, kompak dan luar biasa, dihasilkan:

1. Penataan barang yang memungkinkan pengambilan dan penyimpanan dengan efektif,
2. Pembagian ruang gudang yang efektif, yang meliputi bagian penerimaan barang, penyimpanan barang, dan persiapan barang keluar,
   
3. Jumlah barang dalam gudang sampai dengan tanggal 3 Juni 2006 sesuai dengan kelompok barang yang disepakati,
4. Data penerimaan barang dan pengeluaran barang tercatat dalam database yang memungkinkan untuk medapatkan informasi jumlah barang, penyumbang, dll.
   

Hari 2 (4 Juni 2006)

Bangun di pagi hari yang cerah pukul 6.00 dan langsung mengikuti kegiatan bersih-bersih kamp.

Pada hari ini stock opname masih berlanjut sampai pukul 12.00 dan tim logistik mengeluarkan laporan jumlah barang dalam gudang. Setelah makan siang, pekerjaan dilanjutkan dengan implementasi manajemen distribusi barang. Dalam implementasi ini tim bersama-sama melakukan analisa kebutuhan barang untuk didistribusikan pada warga yang dilayani oleh gaiacorps, dilanjutkan dengan pengepakan barang dan persiapan pembagian barang, termasuk administrasinya.

Pendistribusian barang dimulai pada pukul 16.00. Keharuan atas nasib yang menimpa warga berubah menjadi kebahagiaan melihat pekerjaan tim dapat dirasakan oleh warga. Dengan kekompakan tim yang luar biasa, sampai dengan seluruh pekerjaan di hari kedua berakhir, telah dihasilkan:

1. Kemudahan dan kecepatan untuk memilih jenis barang yang akan dibagikan, sesuai dengan jumlah barang yang ada dan kebutuhan warga.
2. Jumlah barang dalam gudang setelah barang didistribusikan yang dapat diketahui secara cepat dan dapat dipertanggungjawabkan,
3. Administrasi pencatatan barang masuk dan keluar yang efisien,
4. Prosedur yang jelas di tim logistik, sehingga memudahkan relawan lain yang bertugas pada tim logistik.
   

Terima kasih pada gaiacorps dan seluruh relawan yang tergabung, khususnya pada Bapak Yudhi Hermanu atas segala kehangatan dan kesempatan yang diberikan untuk dapat bersama-sama membantu warga korban bencana gempa. Banyak sekali pengalaman yang didapat selama dua hari bekerja sebagai relawan. Kesan yang amat mendalam terutama kebersamaan, kerelaan, dan kerja keras tim. Komitmen seluruh relawan terhadap tugasnya serta kerelaan membantu tim lain pada saat dibutuhkan sangatlah luar biasa, sehingga tujuan meringankan beban warga yang terkena korban bencana gempa dapat tercapai.

Akan langsung bergabung lagi sebagai relawan di tim gaiacorps pada kesempatan pertama yang ada.

Terima kasih dan salam persaudaraan.

Winoto Agniawan Senoadji
(konsultan Supply Chain Management di Jakarta)
Relawan untuk bencana gempa di Yogyakarta di kamp Gaiacorps
Tanggal 3 Juni 2006 dan 4 Juni 2006
0818167961